Microsoft plant für Outlook im Mai 2026 mehrere neue Funktionen, die Kalenderverwaltung, E-Mail-Sortierung und Copilot-Nutzung verbessern sollen. Das Update betrifft vor allem das neue Outlook für Windows und Outlook im Web, bringt aber auch eine Copilot-Erweiterung für Outlook Classic. Nutzer sollen Kalender einfacher organisieren, markierte E-Mails besser sortieren, Termine als ICS-Datei speichern und ausgewählte Textstellen in E-Mails mit Copilot auswerten können. Microsoft will damit mehrere Lücken schließen, die Nutzer beim Wechsel vom klassischen Outlook zur neuen App kritisiert haben.
Outlook verbessert Kalender, ICS-Dateien und markierte E-Mails
Der größte Teil des Mai-Updates betrifft Kalender und Posteingang. Microsoft erweitert die Kalenderverwaltung im neuen Outlook, damit automatisch hinzugefügte Kalender, Kalender von Kollegen und Kalendergruppen besser sichtbar und einfacher steuerbar werden. Mehrere Kalender sollen gemeinsam ein- oder ausgeblendet werden können. Auch Termine lassen sich gesammelt öffnen, kopieren, löschen oder kategorisieren.
Im Posteingang ergänzt Microsoft neue Sortieroptionen für markierte E-Mails. Nutzer können E-Mails künftig nach Kennzeichnung, Fälligkeitsdatum und Startdatum sortieren. Das ist besonders wichtig für Nutzer, die Outlook als Aufgaben- und Follow-up-System verwenden. Bisher war die Sortierung markierter Nachrichten im neuen Outlook für viele Arbeitsabläufe schwächer als im klassischen Outlook.
| Funktion | Plattform | Nutzen |
|---|---|---|
| Kalendergruppen | Neues Outlook und Outlook im Web | Mehrere Kalender schneller ein- oder ausblenden |
| Kollegen-Kalender | Neues Outlook | Team-Kalender leichter in der Navigation anzeigen |
| Bulk-Aktionen für Termine | Neues Outlook | Termine gesammelt öffnen, kopieren, löschen oder kategorisieren |
| Sortierung markierter E-Mails | Outlook Desktop und Web | Nach Flag-Status, Startdatum und Fälligkeit sortieren |
| ICS-Dateien speichern | Outlook im Web zum Start | Einzelne Termine einfacher exportieren oder weitergeben |
Eine weitere Neuerung betrifft ICS-Dateien. Outlook im Web soll Kalenderereignisse künftig als .ics speichern können. Das ist hilfreich, wenn einzelne Termine in andere Kalenderprogramme übertragen, archiviert oder extern weitergegeben werden sollen. Zum Start ist diese Funktion auf die Webversion beschränkt.
Copilot kommt stärker in Outlook Classic
Auch Outlook Classic erhält im Mai eine neue Copilot-Funktion. Nutzer können künftig Text in einer E-Mail markieren und Copilot nach relevanten Informationen oder einer Zusammenfassung fragen. Diese Funktion ist im neuen Outlook bereits verfügbar und soll nun auch in der klassischen Desktop-Version ankommen.
Für Unternehmen ist das relevant, weil viele Nutzer weiterhin mit Outlook Classic arbeiten. Microsoft treibt das neue Outlook zwar voran, kann aber nicht alle professionellen Workflows sofort ersetzen. Die Copilot-Erweiterung in Outlook Classic zeigt deshalb, dass Microsoft wichtige KI-Funktionen nicht nur in der neuen App platzieren will.
Die neuen Funktionen werden schrittweise ausgerollt. Microsoft nennt die Roadmap-Daten als geplant, nicht als feste Garantie. Administratoren sollten deshalb mit verzögerter Verfügbarkeit rechnen, besonders in verwalteten Microsoft-365-Umgebungen mit gestaffeltem Rollout.
Das Mai-Update macht Outlook vor allem praktischer für Nutzer, die täglich mit Kalendern, Follow-ups und langen E-Mails arbeiten. Kalendergruppen, bessere Flag-Sortierung und ICS-Export sind keine spektakulären Designänderungen, schließen aber wichtige Produktivitätslücken. Copilot in Outlook Classic ergänzt das Update um eine KI-Funktion für Nutzer, die noch nicht vollständig auf das neue Outlook gewechselt sind.